Tajnistvo germanistik 4 hhu

Sekretariat je v skoraj vseh blagovnih znamkah in podjetju, saj je po njegovi zaslugi dodatni obtok dokumentov, potrebnih za vodenje celotne organizacije. Delovanje sekretariata je treba danes prilagoditi novim načinom komuniciranja in hkrati izpolnjevati vse večje zahteve glede funkcionalnega in tesnega pretoka informacij.

Za tajnika, ki vodi tajnico, je najprimernejša možnost internetni program, saj bistveno pospeši učinkovitost pisma. Posebna programska oprema za sekretariat lahko ustvari številne funkcije, vključno z naslednjim:• evidenca dokumentov (npr. Naročila, ponudbe, reklamacije, dokumenti zaposlenih,• register dopisov (vhodnih in odhodnih,• register računov za nakup in prodajo,• evidence izvajalcev,• notranji katalog stikov,• elektronski imenik (s ponudbo za naslavljanje na ovojnici,• urnik sestankov,• vzorci črk in gradiva.Z izkoriščanjem programa ima odrasla oseba za delo tajništva predvsem zahvaljujoč naročenim registrom s funkcijo samodejnega iskanja zelo intenzivno iskanje nekaj gradiva in vse korespondence. Zahvaljujoč programu se kroženje notranjih dokumentov v podjetju spreminja, kar ima zagotovo visok položaj za podjetja z obsežno organizacijo tudi težko vrednost zaposlenih. Ustvarjanje dokumentov in pošiljanje obsežne korespondence tudi preneha biti dejstvo. To večnamensko napravo je mogoče prisiliti v izredne zadeve za vse institucije in sredstva sekretariata. In kar je najpomembneje, da lahko z elektronskim shranjevanjem dokumentov znatno zmanjšate količino uporabljenega papirja blagovne znamke in število vezav.